Säännöt ja tietosuoja
Yhdistyksen säännöt
Tietosuoja
Yhdistys noudattaa tietojen käsittelytoimissaan tietosuojalain (5.12.2018/1050) ja EU:n asetuksen 679/2016 periaatteita.
Rekisterin nimi: Paljärven hyväksi ry:n jäsenrekisteri (”Rekisteri”)
Rekisterinpitäjä nimi: Paljärven hyväksi yhdistys (”Yhdistys”)
Verkkosivut: https://www.paljarvenhyvaksi.fi
Sähköposti: puheenjohtaja(at)paljarvenhyvaksi.fi
Rekisteristä ja tietosuojasta vastaa sihteeri
Sähköposti: sihteeri(at)paljarvenhyvaksi.fi
Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien henkilötietoja (”Jäsen”).
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on kerätä Yhdistyksen Jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut Yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsentiedotteiden lähettämiseksi, jäsentilaisuuksien järjestämiseksi (Yhdistyksen kokoukset, talkoot, koulutustilaisuudet ja muut tapahtumat), sekä osallistumismaksujen ja jäsenmaksujen hoitamista varten. Tiedoista voidaan laatia koonteja, joista yksittäistä Jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Tietoja voidaan Jäsenen luvalla käyttää Yhdistyksen julkaisuissa (esimerkiksi Yhdistyksen historiikit).
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, Jäsenen nimi ja kotipaikka.
Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:
•Jäsenen yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti sekä (mökki)kiinteistön osoite paikallista yhteydenpitoa varten)
•Jäsenyystiedot (varsinainen jäsen, perhejäsen tai kannatusjäsen)
•Jäsenmaksutiedot, osallistumismaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
•Osallistumistiedot Yhdistyksen tapahtumiin (osallistujaluettelo)
Rekisterin tietolähteet
Rekisterin yhteystiedot saadaan Jäsenen omalla ilmoituksella tai Jäsenen omalla ilmoituksella vaihtoehtoisilla tavoilla: sihteerille sähköpostilla, tekstiviestillä tai kirjeellä. Jäsenyystiedot ja tehtävää Yhdistyksessä kuvaavan tiedon merkitsee Rekisteriin Yhdistyksen sihteeri.
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Yhdistyksen Rekisteri on sähköinen. Rekisterin henkilötiedot on suojattu ja tallennettu sähköiseen rekisteriin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat henkilötietoja työtehtäviensä hoitamiseksi (”Pääkäyttäjät”). Pääkäyttäjiä ovat Yhdistyksen puheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja. Pääkäyttäjillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Rekisterin tiedot on suojattu ulkopuoliselta pääsyltä. Rekisteritietojen käyttöä valvotaan (lokitiedot). Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joilla Jäsen pääsee tarkastamaan henkilötietojaan ja muokkaamaan yhteystietojaan. Yhdistyksen sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. Paperilla olevat ja ne sähköiset tiedot, jotka eivät ole sähköisessä rekisterissä, säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä (puheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja). Paperilla olevat tai sähköiset tiedot voivat olla esimerkiksi Jäsenen kirjeellä tai sähköpostilla sihteerille lähettämiä henkilötietoja sekä ilmoittautumisia jäsentapahtumiin ja niistä muodostuneita osallistujaluetteloita. Paperiset ja sähköiset tiedot tuhotaan sen jälkeen kun ne on siirretty sähköiseen rekisteriin (henkilötiedot) tai ne ovat käyneet tarpeettomiksi (osallistujaluettelot tapahtumien ja osallistumismaksujen kirjautumisen jälkeen). Paperiset ja sähköiset laskutukseen ja maksusuorituksiin liittyvät tiedot säilytetään kirjanpitoaineiston osana lukitussa tilassa ja siten, että niihin on pääsy vain rahastonhoitajalla. Yhdistys kerää toimintansa dokumentointia varten toiminnastaan tietoja, joihin saattaa sisältyä Jäsenen tietoja. Näitä tietoja ovat ainakin Yhdistyksen kokouksissa kiertävä osallistujanimilista, johon Jäsenet kirjoittavat nimensä, sekä toimintakertomuksissa, Yhdistyksen jäsensivuilla tai historiikeissa Yhdistyksen tapahtumista laadituissa selostuksissa Jäsenen nimi tai Jäsenen näkyminen tunnistettavana selostuksia varten otetuissa valokuvissa. Näitä tietoja voi olla paperisena tai sähköisenä. Tiedot säilytetään lukitussa tilassa sihteerin valvomassa Yhdistyksen arkistossa (paperinen arkisto ja massamuisti).
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Rekisteriin tallennettuja tietoja voidaan luovuttaa tilitoimiston tai muun palveluntarjoajan käyttöön jäsenmaksulaskutusta varten. Muuten Jäsenten rekisteritietoja ei luovuteta Yhdistyksen ulkopuolelle.
Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta tai siirretä EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötiedot poistetaan sähköisestä rekisteristä. Eräät tiedot voidaan säilyttää historiikkitarkoituksiin kuten selostetaan kohdassa Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• pyytää tarkastaakseen itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista (erotessaan Yhdistyksestä, tarkemmin kohdassa Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva)
Rekisteröidyllä on säädöksien mukaan myös oikeus seuraaviin toimiin:
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
Jos Jäsen haluaa oikaista tai täydentää epätarkkoja tai virheellisiä tietoja, tulee Jäsenen esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietojen käsittelyselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää Jäsentä tarkentamaan pyyntönsä kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta vain sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Jäsenellä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Jäsenen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Jäsen katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Rekisteritietojen korjaaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietojen käsittelyselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä mieluiten sähköpostitse rekisteriasioista vastaavan Yhdistyksen sihteerin osoitteeseen. Jäsen voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti Rekisterinpitäjään.
Muutokset tähän tietojenkäsittelyselosteeseen
Tätä käsittelyselostetta päivitetään säädöksien muuttuessa tai tarvittaessa muutoinkin. Seloste on viimeksi päivitetty 10.6.2019.